External management. Aportar valor y reducir costes. (II)

- ¿En qué áreas es posible o recomendable el "external management"?

El directivo externo es indicado en cualquier área de gestión de la empresa para la cual el empresario requiera un especialista que complemente sus conocimientos técnicos. La organización ideal de una pyme sería la de un empresario como gerente o director del área de negocio de la que es especialista, y un conjunto de “part-time managers” que gestione el resto con una dedicación variable en función de las tareas que asuma en cada momento. Eventualmente puede estar complementado con “interims managers” para la ejecución de proyectos que excedan de su capacidad, ya sea por dedicación como por especialización. Como fórmula de flexibilización y ahorro en costes, la externalización de la dirección es recomendable siempre.

Existen “external managers” de cualquier área de gestión de la empresa: económico-financiera, recursos humanos, comercial y marketing, ingenieros de proyectos … incluso de dirección general. A modo de ejemplo, proyectos para los que puede resultar conveniente recurrir al “interim management” son:

· Gestión de áreas de negocio en las que el volumen de las tareas directivas no justifique la contratación de una persona a tiempo completo.

· Cobertura de bajas por enfermedad o de reemplazo entre directivos.

· Nuevos proyectos: nuevos productos, nuevos mercados, … o nuevas unidades de negocio, incluso nuevas empresas.

· Reorganización funcional de la empresa, o de un área o una unidad de negocio.

· Gestión de empresas en dificultades o reestructuración financiera de la empresa.

· Fusiones o escisiones.

· Sucesiones, relevo generacional en empresas familiares.

- ¿Cómo se incorpora un "external manager" a la estructura de la empresa?

Con las diferencias propias de cada modalidad de “interim management”, y las especificidades de cada proyecto concreto, en general, la participación de un “interim manager” en la empresa pasa por un proceso en el que pueden distinguirse 5 etapas que incluyen su entrada y su salida y que configuran el “ciclo vital” del “interim management”.

Las primeras etapas tienen más que ver con la consultoría y las posteriores con la gestión de proyectos, pero la responsabilidad que asumen los “interim managers” de hacer un análisis correcto y obtener la solución adecuada es lo que hace que el contenido de todo este proceso sea exclusivo del “interim management”.

· Entrada: El empresario plantea al “manager” sus necesidades y éste hace una evaluación preliminar de sus requerimientos y decide asumir el encargo. Esta fase suele consistir en una o dos reuniones.

· Diagnóstico: El “interim” evalúa ya en detalle y sobre el terreno la situación y el que va a ser su equipo de trabajo en la empresa. Con ello establece su diagnóstico y estudia la idoneidad de las soluciones posibles. Esta fase puede durar varios días.

· Propuesta: Con las conclusiones de la fase anterior, el “interim” elabora y presenta su visión de la dimensión del proyecto, sus objetivos y su planificación, estableciendo los hitos que permitan evaluar la consecución progresiva de resultados. En el caso del “part-time”, el “manager” establece su propuesta de colaboración, con la organización del departamento y la dedicación que estime oportuna.

· Implementación: El “interim manager” asume la responsabilidad de la gestión del proyecto, o sus tareas como “part-time manager”.

· Salida: El “interim” se encarga también de la transición que ponga fin a su colaboración una vez completado el proyecto, formando al personal que vaya a encargarse de su mantenimiento, y trasmitiéndole los conocimientos y experiencias acumulados durante el mismo. La salida de un “interim” también puede consistir también en su conversión en “part-time” como supervisor del proyecto.