El objetivo final de cualquier empresa es el de ganar dinero. En realidad, fabricar, construir o prestar un servicio es sólo el medio para conseguirlo. Esto es así porque el sistema económico se fundamenta en que sus individuos aportan valor al sistema a través de la realización de un actividad económica, valor por el que reciben una contraprestación equivalente. El soporte en el que se deposita y mediante el cual se trasmite ese valor, es el dinero. Por tanto, la manera que tiene la empresa de ser remunerada por el valor que aporta al sistema es mediante el cobro del dinero en el que ese valor se materializa.
El proceso de generación de valor se configura como una cadena en la que cada eslabón utiliza los recursos generados por el eslabón anterior para crear los productos o servicios que, a su vez, serán los recursos del eslabón siguiente. La contraprestación recibida por estos productos o servicios tiene que ser tal que retribuya tanto los recursos empleados como el valor aportado. El soporte en el que se deposita y mediante el cual se trasmite el valor, es el dinero. Por tanto, el cobro es lo que permite remunerar los recursos utilizados y el beneficio generado. Por tanto, es extremadamente importante que la empresa ponga todos los medios a su alcance para asegurar el cobro.
El proceso de generación de valor se configura como una cadena en la que cada eslabón utiliza los recursos generados por el eslabón anterior para crear los productos o servicios que, a su vez, serán los recursos del eslabón siguiente. La contraprestación recibida por estos productos o servicios tiene que ser tal que retribuya tanto los recursos empleados como el valor aportado. El soporte en el que se deposita y mediante el cual se trasmite el valor, es el dinero. Por tanto, el cobro es lo que permite remunerar los recursos utilizados y el beneficio generado. Por tanto, es extremadamente importante que la empresa ponga todos los medios a su alcance para asegurar el cobro.
En las líneas y posts que siguen
trataremos de dar algunos consejos que minimicen el riesgo de impago. Se podría
pensar que las medidas que aquí se exponen son propias de las grandes empresas,
pero, bien al contrario, son más necesarias en las empresas medianas y pequeñas
cuya situación financiera suele ser más débil y, por tanto, donde el riesgo de
impago es mayor.
- Antes de contactar con el cliente.
Normalmente, las empresas
intentan paliar los efectos negativos de la morosidad una vez que que se
produce el impago, pero esto es como intentar evitar los daños de un incendio
una vez que se ha declarado. Como cualquier otro riesgo que afecta a la
actividad empresarial, las mejores medidas para evitar sus daños son las de
prevención. Por tanto, antes de realizar la venta, antes incluso de incluir al
cliente en cartera, es necesario emprender una serie de pasos tendentes a
reducir el riesgo.
· Incentive a su organización en el objetivo del cobro.
· Incentive a su organización en el objetivo del cobro.
Un principio fundamental en la
gestión de empresa es que la organización ha de estar alineada con los objetivos
de la empresa. Para conseguirlo, una
política frecuente es la de remunerar a la organización en función de su
contribución a la consecución del objetivo perseguido. Si habíamos dicho que el
fin último de la empresa es el de ganar dinero, y esto sólo se produce
cobrándolo, es obvio que el criterio de remuneración debe ir referido al cobro.
Por tanto, una medida habitual para minimizar el riesgo de impagados es la de establecer
una remuneración variable del personal directa o indirectamente implicado en el
cobro que esté en función del beneficio
generado sólo por venta cobrada.
· Constituya un comité de cobro.
· Constituya un comité de cobro.
La alineación de la
organización con los objetivos hace necesario que los diferentes departamentos
compartan esos objetivos y se responsabilicen de ellos conjuntamente desde sus
diferentes funciones. Una manera de conseguirlo es que todos los departamentos
implicados en la consecución de estos objetivos constituyan una unidad de
decisión para consensuar la política y las decisiones a adoptar; esto es, un
comité. Y si el objetivo es el cobro, el comité ha de ser un comité de cobro. Los departamentos normalmente implicados en la función de cobro son el departamento de ventas y el
departamento financiero, quienes suelen tener puntos de vista muy diferentes
respecto a la conveniencia de contratar un posible cliente o realizar una
determinada venta. Por tanto, ese comité debe estar formado por responsables de
ambos departamentos.
Las
funciones básicas del comité de cobro son: fijar la política de cobro, fijar la
política de riesgo, clasificar los clientes o las operaciones en base a esa
política y, eventualmente, estudiar operaciones individuales fuera de los
parámetros establecidos.
· La política de cobro debe definir las prácticas de la empresa respecto al cobro; básicamente, los plazos y la forma de pago.
· La política de cobro debe definir las prácticas de la empresa respecto al cobro; básicamente, los plazos y la forma de pago.
Desde el punto de vista de la
gestión de la tesorería, es obvio que el
plazo de cobro cuanto más corto mejor, porque garantiza que los fondos
están disponibles en la empresa cuanto antes. Siempre es conveniente que
el plazo de cobro sea menor que el plazo de pago a los proveedores para evitar que sea la empresa quien tenga que adelantar dinero a
éstos para pagar antes de haber cobrado. En cualquier caso, el plazo siempre es un elemento de riesgo porque con el tiempo
aumenta la incertidumbre y, por tanto, a operaciones a plazo de
cobro más largo, hay más riesgo de morosidad. Sin embargo, como hemos dicho, el
proceso productivo es una cadena y los
mismos intereses que tiene nuestra empresa los tienen nuestros clientes y
nuestros proveedores por lo que, a veces, los plazos vienen marcados por las
prácticas del sector o el mercado en el que estamos. En ese caso, la
recomendación es adaptarse a ellos intentando, no obstante, no permitir
prácticas dilatorias “de facto”.
La
forma de pago
es una decisión importante a tener en cuenta porque la elección de una u otra
no es indiferente respecto a la seguridad de la operación, tanto por su inmediatez, como por su iniciativa en el pago, como por las posibles vías de eventual reclamación posterior. Después del contado -con las limitaciones establecidas en la ley- son más recomendables medios ejecutivos como la letra aceptada, el cheque y el pagaré. El recibo domiciliario es preferible a la transferencia porque permite mantener la iniciativa en el cobro y, además, también puede reclamarse en un proceso monitorio. El confirming, el factoring y el crédito documentario permiten incorporar a esos medios de cobro, fórmulas que aseguren la operación. Es posible que
finalmente tengamos también que admitir la práctica generalizada del sector o
mercado, pero normalmente aquí suele haber más discrecionalidad y en muchos
casos, la imposición o la aceptación de uno u otro depende del equilibrio de
fuerzas entre cliente y proveedor.
· Otra de las funciones que
habíamos adjudicado al comité de cobro es el de fijar la política de riesgo; es decir, el nivel de
riesgo que la empresa está dispuesta a correr o, dicho de otro modo, el volumen
de crédito que la empresa está dispuesta a conceder a sus clientes. Este
volumen de crédito puede evaluarse para toda la cartera de clientes (p.ej. el
saldo máximo pendiente de cobro que voy a permitir o el que determino para un
cliente cualquiera), un cliente en particular, o un segmento de la cartera de
clientes y establecer límites de riesgo para cada uno de los segmentos. En ese caso, es conveniente segmentar la
cartera de clientes según criterio de riesgos homogéneos como volumen de
compra, nivel de solvencia, o mercado/país en el que se encuentra.
· Una de las consecuencias
lógicas del establecimiento de la política de riesgo es la establecer un baremo
con el cual clasificar a los clientes
en función de su riesgo de impago, lo que servirá para determinar el
saldo máximo permitido o, en su caso, las garantías que se le exigirán para
asegurar el cobro de la deuda. Es importante establecer esta clasificación con
el máximo de variables objetivas posibles y que se aplique de entrada a cada
nuevo cliente para evitar tener que entrar en la consideración de excepciones
que, normalmente, son un foco de riesgo agravado. El comité de riesgo debería
ser quien califique a cualquier nuevo cliente de la empresa o autorizar las
excepciones y, si corresponde, las garantías y medidas de prevención
adicionales.
· Formalice un modelo de contrato para con los clientes.
· Formalice un modelo de contrato para con los clientes.
Es especialmente importante
plasmar la política de cobros fijada en un modelo de contrato con el cliente
que debería ordenar nuestra relación con él en todos sus aspectos básicos, especialmente en lo que hace referencia a la
compraventa y al pago. Este contrato debería contemplar aspectos tales como
formalidades del pedido (medio, pedido mínimo, etc.), condiciones de entrega
(lugar, plazos, medios), mecanismos de devolución y reclamación, forma y medio
de pago, e, inclusive, posibles intereses de demora y repercusión de gastos de
reclamación, en su caso. El contrato también puede
prever la inclusión de cláusulas especiales para determinadas operaciones que
se acuerde que salgan fuera del ámbito general. En ese caso, es igualmente
importante que tales cláusulas estén expresamente aceptadas con las mismas
formalidades que las requeridas para el contrato principal.
· Suscriba una póliza de seguro de crédito.
Como con cualquier otro riesgo, una medida de prudencia es la de
subscribir una póliza de seguro que cubra total o parcialmente el riesgo de
impago. Este consejo es especialmente útil no solamente cuando prevemos que el
riesgo es elevado, sino también cuando las posibilidades de reclamación en caso
de morosidad son remotas o costosas, como suele suceder cuando operamos con
mercados extranjeros. Uno de los servicios que ofrecen las compañías de seguro
de crédito es, precisamente, el de recobro de morosos, que es también
conveniente para la propia compañía ya que reduce la indemnización que tiene
que cubrir con sus propios fondos. Como veremos más adelante, el coste de la
prima de seguro que calcule la compañía depende del riesgo apreciado en nuestra
cartera, lo que nos permitirá a nosotros mismos valorarla con mayor exactitud.